工数管理でコスト削減！業務圧縮の秘密教えます

仕事をする上で絶対欠かせない工数管理。

以前は残業してなんぼ、
夜遅くまで働く姿こそが美しいとされた事もありました。

しかし、労働基準法等が改正され、
残業時間も規定され、長時間労働が問題視されるようになり、
「定時を迎えるまでに仕事を終わらせる」事が求められるようになりました。

今回は工数管理について解説していきます。

【目次】
1. そもそも工数管理って？
2. 工数管理ってどうやるの？
3. ツールで効率化×業務圧縮
4. 全国消防点検.comで事務員さんの負担を軽減！？

1. そもそも工数管理って？

工数管理とは簡単に言うと、
1つの作業を行うにあたり、

・何人の作業者が必要か
・1人あたり何時間の作業が必要か

を管理することで、
原価だけでなく人件費も含めて、
1つの作業にどれだけの経費が必要かを可視化する事です。

可視化することで作業が効率化され、
従業員の労働時間削減も可能になるケースも。

2. 工数管理ってどうやるの？

簡単に説明すると以下のような考え方で管理を行います。

①現在の作業にかかっている時間を算出

まずは現在の作業にどれくらいの時間がかかっているかを算出します。

例えば100個物を精算するのに、
8時間労働のスタッフを2人が作業にあたっていたら、
作業時間は8時間×2人で16時間となります。

①ゴールまでに必要な工数を割り出す

目標が3,000個だとしたら、

1日辺り生産出来るのが100個なので、
3,000個÷100個=30日

となり、30日の稼働が必要です。

③1日あたりの稼働時間をかける

1日あたり8時間労働のスタッフが2人なので、
30日×16時間=480時間

3,000個を生産するのに必要な工数は480時間とわかりました。

さらにこの480時間にスタッフの時給をかけると、
時給1,000円とした場合に480,000円の経費がかかっているという事になります。

工数を日頃から管理しておくことで、

・スタッフごとの効率を考慮してシフトを組む
・納期に間に合わせるためにスタッフの人数を増やす
・業務の整理を行って、1日あたりの生産数を増やす

などの判断を素早く行うことができ、
従事するスタッフ側でも工数を意識して生産性があがったり、
PDCAサイクルを短いスパンで回していく事が可能になります。

3. ツールで効率化×業務圧縮

エクセルで見える化

「工数管理が必要なのはわかったけど、ちょっと面倒くさい」

確かに都度、勤務表をチェックして時間を調べて、
時給を入れて計算して・・・なんてやってられないですよね。

最初に少し手間はかかってしまいますが、
エクセルで自動で計算出来るように数式を組んでしまうのがオススメ。

目標値など変動がある部分を都度入力できるようにしておくと、
毎月の目標が変わってもそのまま流用できます。

見える化の次は業務の圧縮！

こうして作業のひとつずつを見直していくと、
思ったよりも時間がかかっていたり、
予算に対して人件費がかさんで、利益率が低くなっている事も。

何が必要で何が不要なのか、しっかりと精査することが大切です。

とくに効果が出やすいのは事務系職種

業務上、仕事がブラックボックス化しやすく、
工数管理の効果が出やすいのは事務系職種です。

事務員さんが1人しかいない営業所などだと、
事務員さんが自分の職務に加えて、
その他の雑用を一手に引き受けているケースも多いです。

とくに定期的に行う点検の依頼、日程調整、当日の立ち会いなど、
デイリー業務以外で発生する業務は、
前任担当者がいなくなってしまったりしていると、
どんな点検が必要なのかから調べなければいけない場合も。

4. 全国消防点検.comで事務員さんの負担を軽減！？

全国消防点検.comでは、事務員さんの業務圧縮のお手伝いを承っています。

前述したとおり、定期点検の依頼ってすごく手間のかかる事なんです。

例えば、消防点検は年に2回の実施が必要ですが、
「前はいつ実施したっけ？」なんて点検の実施自体、記憶が怪しくなってしまいます。

さらに、点検業者を探して、見積もりをとって、依頼して、
日程を調整して、当日立ち会いをして、消防署に手続き・・・なんて結構な工数がとられてしまいます。

全国消防点検.comでは、消防点検はもちろん、消防署への申請なども全部まるめて承ることが可能です。

その他、防火設備点検なども行っていますので、
建物に必要な点検はすべて全国消防点検.comへまとめてご依頼頂くことで、
点検日程をまとめる事が出来るのはもちろん、
今まで各業者に支払っていた訪問費用を削減出来るケースも。

また、特殊で、ちょっとわかりにくい業界だからこそ、
適正価格で点検・設置を行って頂くために業界最安値に挑戦しています。

点検依頼にまつわる工数が削減出来るだけでなく、
点検まわりの費用までコスト削減できる可能性があります。

まずはご相談からでももちろん歓迎です！
どうぞお気軽にご相談ください。

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