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2022.05.26
ペーパーレス化のメリットは絶大！会社に書類が溢れていませんか？
コロナ禍によりすすむペーパーレス化の動き
2020年の新型コロナウイルス感染拡大をきっかけにテレワークやリモートワークが一般企業に浸透し、仕事で使う資料もオンラインでやり取りする機会が増えました。
今後しばらくこの状態が続くと予想されるなかで、企業のペーパーレス化はますます加速していくことになると予想されます。
会社の重要文書をペーパーレス化を行うクラウドサービスを展開するペーパーロジック株式会社の調査によると、東京に本社がある企業の経営者・役員111名のうち、約36%がペーパーレス化の導入を検討していることが分かりました。
また、同調査では2020年現在の段階でも紙の契約書や申請書類を PDF 化している企業は74.7%に達していて、決して少なくありません。
ハンコ文化をなくそうとする動きも進むなか、今後間違いなく進んでいくと思われるペーパーレス化。
今回はの記事ではそのメリットと、ペーパーレスを実際に導入した企業の事例をいくつか紹介していきます。
ペーパーレス化を考えている企業の皆さんは、ぜひ参考にしてください。
【目次】
1. ペーパーレス化のメリット
膨大な紙に印刷していた資料をペーパーレス化してデータで共有、オンライン上にまとめると、紙のコスト削減や業務効率アップなど、さまざまな効果を期待できます。
ここではペーパーレスのメリットを5つ紹介していきます。
テレワークに柔軟に対応できる
仕事で使う資料をペーパーレス化のためにクラウドで保存すると、自宅にいても自分用のパソコンで資料を確認できるようになります。
テレワークやワーケーションが浸透し始めている今、どこでも資料を確認できるという点は非常に大きいメリットです。
紛失や劣化のリスクを減らせる
テレワークをする際や外出する際、会社から資料を持ち出したもののうっかり紛失…ということになったら一大事です。
単純に荷物も多くなり、資料を曲げてしまったり破いてしまったりする可能性も考えられます。
それもペーパーレス化を進めておけば、オンライン上で資料を確認できるので、紙の資料で起こりうる紛失や劣化をある程度防げます。
紙代と印刷代のコスト削減が可能
紙の資料の保存が必要なくなれば印刷をする必要がなくなり、用紙代やインク代、印刷機リース料などのコストがなくなってきます。
膨大な量を印刷するとなると時間もある程度かかりますが、電子化された資料はパッと開くことができるので、作業時間の効率化も期待できます。
資料自体が見やすくなることも
細かい字がびっしり書かれた契約書や約款などは 紙文書であると見にくく感じることも。
印刷機能が悪いもので印刷された資料は、目をじっと凝らしても見えないことがありますよね。
しかしそれも電子文書であれば、ズーム機能を使って文字を拡大し、スムーズに読めます。
これは大きなメリットと言えるのではないでしょうか。
保管スペースの確保が必要なくなる
紙の資料はとにかく場所を取りますので、オフィス内に倉庫や保管庫を設けている企業がほとんどかと思います。
総務に関わる書類は2〜5年、経理関係書類は7年など保存期間が決められているものも多く、その間にどんどん書類は溜まっていってしまいます。
それもペーパーレス化すると、どんなに膨大な量であってもオンラインですっきりと整理されます。
オフィススペースに限りがあるにとって、オンラインペーパーレス化サービスは重宝されるものと言えるでしょう。
2. ペーパーレス化のデメリット
ペーパーレス化はメリットだらけに思えますが、デメリットが全くないわけではありません。
メリットだけではなくデメリットも押さえたうえでペーパーレス化の導入を検討するようにしたいものですね。
ここからはペーパーレス化のデメリットについて紹介していきます。
ツール導入にコストがかかる
資料を保管しておくクラウドツールには無料のものもありますが、そういったもののほとんどはセキュリティ対策が甘く、情報を漏洩させてしまうおそれが十分にあります。
企業にとってセキュリティ対策万全な資料保管サービスはマストと言えるでしょう。
しかしほとんどの場合、それらのサービスには導入費用や月額料金が発生します。
これは紙資料にはなかった出費です。
しかし、インク代や紙代は確実にカットできますので、トータルで見ればコスト減になる可能性大です。
ITに不慣れな従業員が使いづらいと感じる
IT世代ではない高年齢層の従業員や、 IT関連に疎い従業員にとってオンライン資料は閲覧しにくいと感じることも。
社内で足並みをそろえなければ情報共有がうまくいかないので、ペーパーレス化を導入するときには必ず全従業員に研修を行うようにしてください。
資料に直接メモができない
紙の資料ではペンでさっとかけるメモ書きも、オンライン文書だとできないことが多々あります。
しかし、利用するサービスによっては資料へ直接メモすることも可能です。
複数のクラウドペーパーレス化サービスを選択するときの基準のひとつにもなります。
デジタルデータ化できないものもある
法律によって保存期間が定められている資料のなかには、オンラインでは管理できないもの、すなわち紙原本で保存しなければいけないものがあります。
この場合、紙保管とオンライン保管を上手に併用する管理体制を整えましょう。
3. ペーパーレス化するための準備と注意点
社内にペーパーレスを導入する際には、まずペーパーレスの対象となるものと、そうではないものを区別しておきましょう。
稟議書や請求書、会議資料や企画書などはペーパーレス化すべき代表的な資料です。
ペーパーレス化する資料が決まったら、それに対応してくれるサービスを選びましょう。
サービスにはタブレット用やクラウドストレージ、ペーパーレス会議システムなど、さまざまなツールがありますので自社の課題を確認し、業者に相談してみることをおすすめします。
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