“一元管理”ってうちの会社でも出来る？メリット・デメリットも徹底解説！

新型コロナウィルスの感染拡大を防ぐために始まったリモートワーク。

緊急作だったリモートワークが、だんだんと定着しつつあり、
リモートワークで最大限の成果を得るために、
業務の圧縮やフローの構築などの整備が急務となっています。

その中で一元管理が現在注目を集めています。
今回は一元管理について解説します。

一元管理ってなに？

一元管理とはその名の通り、ヒト・モノ・金・情報（経営資源）を一括で管理すること。

具体的な例をあげると、
同じ社内の複数部署でそれぞれに管理している取引先の情報を集約して、
過去の履歴、直近のやりとりなどが、必要なタイミングで
すぐに取り出せるように管理方法等を整備するようなイメージです。

バラバラになっていた情報を集約することで、
横断的に経営資源を活用できるようになり、
業務の効率化に大きな効果が期待できます。

何を管理すればいいの？

管理すべきはこの4つ！

1.ヒト（人材）

まずは何と言っても人材の管理です。
商品・サービスを開発するのも、利益を生むのもヒト。
一元化された情報を適切に活用しながら、会社を成長させる役割を果たすため、
すべてのリソース（経営資源）に深く関係しています。

2.モノ（商品・サービス・設備）

顧客に提供する商品やサービスはもちろん、
起業の経営に必要な設備などの資産もモノに含まれます。

例えば、商品の在庫データを一元管理することで、
複数部署でもリアルタイムに在庫状況が把握できるようにすれば、
過剰な発注を防止したり、逆に在庫を抱えすぎてしまうリスクも抑えられます。

3.カネ（お金）

業務圧縮の面ではカネの一元管理は効果てきめんです。
経理に関する業務を一元管理することで、
作業時間の大幅なな短縮と複雑な業務の効率化が可能になります。

例えば、会計システムと顧客管理システムや在庫管理システムを連携することで、
請求書の発行や、在庫管理の帳票作成を一括で出来るだけでなく、
顧客の入金状況や過去の販売履歴等を参照することも可能です。

4.情報（データ、ノウハウ）

顧客情報や業務のノウハウ、マニュアルを一元管理することで、
1人の顧客を営業担当社だけでなく、企業全体で管理が可能になります。

例えば顧客から電話での問い合わせが入った際も、
共通のデータベースから顧客情報や、現在の担当者、ステータスが確認できれば、
電話に出た全社員が一次対応することが可能になります。

情報が管理されていないままでは、
瞬時に判断することができず、
対応までに時間がかかってしまうことも。

この4つのリソースを一元管理することで、
業務の効率化だけでなく、顧客満足度までアップできる可能性があるんです。

一元管理するメリットとデメリット

改めて、メリットとデメリットを整理すると、

【メリット】

①作業効率のアップ
まずは何と言っても作業効率のアップ。
必要な時に必要な情報をすぐに取り出すことが出来るため、
それまでの「情報を探す時間」が圧縮され、作業効率のアップにつながります。

②コスト削減
バラバラに行っていた業務を統合することで、
従来の業務にかかっていた工数を削減、
その工数にかかっていた人件費はもちろん、
それ以外にも運用にかかっていた費用、電気代などのコストの削減も可能に。

③事業全体のスピード感がアップ
作業効率が上がって、業務自体の時間が短縮されるだけでなく、
情報が集約されることで、上層部の意思決定もスピーディーに行う事が可能になり、
結果的に事業全体のスピード感アップへつながります。

【デメリット】

①定着までに時間がかかるケースも
新しい取り組みを始めると、どうしても一定数は、

「以前は書類のみだったのに、データの入力までするのは面倒」

と、今までと異なるやり方に抵抗感を示す社員も出てきます。
それを強行して一元管理を実施しようとしても、
意識がバラバラなままでは、データの入力自体が徹底されず、
現場に混乱を招いてしまう可能性が高いです。

そのため、一元管理導入の背景等を共有したり、
定着まで繰り返し各部署のリーダーから朝礼時等に周知をしたり、
社員の意識を変えていくことも必要です。

②導入コストがかかる
新しく導入する場合は、当然ながら導入コストがかかってしまいます。
今までに使用していたシステムを活用等でコストを抑えることが可能です。

「新しいシステムや業務フローの構築まではちょっとハードルが高い」
「コストをかけずに、まずはクイックに始めたい」

そういう方には業務の一部を切り分けて外注という方法もあります。

店舗や建物だって一元管理！

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建物の規模や用途により必要な点検は異なりますが、
例えば消防点検なら年に1回の総合点検、半年に1回の機器点検が必要となります。

消防点検を業者に依頼するにも、
前回の点検資料を用意したり、業者と調整、点検立ち会い、
場合によっては消防署への報告も自分でやらなければならず、
ちょっとした手間がたくさん隠れています。

店舗や建物を複数もっている方だと、

「あの店舗は点検いつだっけ？夏にしたような・・・？」
「あそこのビルは何の点検が必要だったかな・・・」

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